Ehkä tulevaisuudessa hankimme yrityksiä, joilla on muita kirjanpitopaketteja.Tiedämme nyt, että voimme yhdistää ne helposti raportointityökaluun.

Tulevaisuuden kestävä ratkaisu, joka kasvaa kanssasi

Kun ruotsalainen siivoukseen ja kiinteistöhuoltoon erikoistunut MIAB osti muutama vuosi sitten suomalaisen N-Cleanin, yritys joutui yhtäkkiä raportointihaasteen eteen: miten organisaatio saisi aikaan yhtenäisen, konsolidoidun raportoinnin kaikissa toimipisteissä tehokkaasti? Se harkitsi lyhyesti saman kirjanpitopaketin käyttöä molemmissa maissa, mutta se osoittautui paljon hankalammaksi kuin BrightAnalyticsin käyttöönotto.

“Kaikki alkoi, kun MIAB osti N-Cleanin vuonna 2019”, aloittaa talousjohtaja Marko Nikodijevic. “Siihen asti yrityksemme oli toiminut vain Ruotsissa. Yrityskaupan jälkeen kävi nopeasti selväksi, että tarvitsimme raportointia koko konsernissa. Aluksi pärjäsimme Excelillä. Molemmissa maissa käytettiin eri kirjanpitopaketteja: MIAB oli ottanut käyttöön Visma Businessin, kun taas N-Clean käytti suomalaista Sonetia. Otimme raportteja kummastakin järjestelmästä kummankin maan osalta ja integroimme ne Exceliin yrittäessämme yhdistää kaikki tiedot yhdeksi raportiksi hallituksen kokousta varten.

Lopulta yrityksen oli kuitenkin aina palattava erillisiin raportteihin kunkin maan osalta, kuten kävi ilmi. “Aina, kun tuli kysymys, joka vaati meitä syventymään yksityiskohtiin, meidän oli turvauduttava yksittäisiin kirjanpitopaketteihin”, Marko jatkaa. “Työskentely kahdessa järjestelmässä ja kahdentyyppisen raportoinnin parissa vaikeutti kaikkien asianosaisten työtä.
Lisäksi manuaalinen datan siirtäminen oli erittäin aikaa vievää.

Pää ja hartiat edellä

Aluksi MIAB harkitsi Suomen sivukonttoreiden siirtymistä Ruotsissa käytettyyn kirjanpitopakettiin. “Kirjanpitopaketin vaihtaminen oli kuitenkin hankalaa: se merkitsisi, että heidän olisi myös muutettava käytäntöjään ja prosessejaan. Lisäksi siihen liittyi merkittäviä käyttöönottokustannuksia.”

MIAB päätti ottaa toisenlaisen lähestymistavan ja etsiä älykkäämpää ratkaisua. “Halusimme työkalun, joka auttaisi meitä analysoimaan lukuja eri tasoilla: konsernin, yksittäisten yhtiöiden sekä yksikkö- ja asiakastasolla. Ohjelmiston oli tuettava meitä tuloslaskelman, taseen, ennusteiden, budjetoinnin ja kassavirran hallinnan osalta. Ensimmäisellä kierroksella vertailimme noin viittä toimittajaa.BrightAnalyticsista emme tuolloin vielä tienneet. Lopulta emme päässeet yksimielisyyteen, joten päätimme keskeyttää hankkeen. Kun kesän jälkeen palasimme asiaan uudelleen, olin tutustunut BrightAnlyticsiin. Niinpä lisäsimme sen vertailemiemme toimittajien joukkoon. Ja kävi ilmi, että BrightAnalytics oli ylitse muiden. Monet paketit eivät olleet yhtä kattavia kuin tämä ratkaisu.
Se teki päätöksestä helpon.”

Win-win

Nyt, kaksi vuotta myöhemmin, BrightAnalytics on laajalti käytössä yrityksessä, ja Marko ja muut käyttäjät ovat tyytyväisiä, kuten hän kertoo. “BrightAnalytics liitettiin helposti sekä Visma Businessiin että Sonetiin. Näin työntekijämme pystyivät jatkamaan työskentelyä totuttuun tapaan. Win-win!”

Hänen mielestään on myös eduksi, että BrightAnalyticsissa voidaan luoda paljon syvällisempiä analyysejä ja raportteja kuin muissa paketeissa. “Kirjanpitopaketin toiminnallisuudet ovat raportoinnin osalta melko pinnallisia: kyse on yleensä standardiraportoinnista ilman konsernitason konsolidointia tai konsernin sisäisten liiketoimien eliminointia.
Toisin sanoen hyvin perustasoa. BrightAnalytics tarjoaa meille näkemyksiä erilaisista johdon raportointiin kuuluvista raporteista ja analyyseistä, kuten tuloslaskelmasta, taseesta, tunnusluvuista ja kassavirrasta. Yhteys API:n kautta oli erittäin sujuva, mikä tekee ratkaisusta tulevaisuudenkestävän: yrityksenä pyrimme aina hankkimaan yrityksiä Tanskassa, Norjassa tai muualla Euroopassa.
Saatamme tulevaisuudessa hankkia yrityksiä, joilla on eri kirjanpitopaketit. Tiedämme nyt, että voimme helposti liittää ne raportointityökaluun.”

Myös muita kuin rahoitusalan profiileja varten

Nykyään noin 50 käyttäjällä koko yrityksestä on suora pääsy järjestelmään: molempien maiden hallituksesta ja johtoryhmistä aina palvelujohtajiin. “Nämä käyttäjät voivat helposti seurata lukuja itse, ja jokaisella on oma profiili, joka antaa pääsyn tiettyihin tietoihin. Tämä on myös erittäin tärkeä ominaisuus, sillä järjestelmä sisältää arkaluonteisia tietoja, kuten palkkatietoja, joita kaikki eivät saa nähdä.”

Monet käyttäjistä ovat muita kuin taloushallinnon profiileja, mutta hekin oppivat nopeasti käyttämään järjestelmää, Marko sanoo. “Esimerkiksi palvelupäällikkömme käsittelevät yleensä asiakkaita, eivät tietoja. He eivät aina ole innokkaita opettelemaan uutta IT-järjestelmää, mutta BrightAnalyticsin käytön opettelu sujui heiltä helposti. He kertovat minulle aina, miten helppoa se on heidän mielestään ja miten paljon selkeyttä työkalu antaa.”Markolle itselleen talousjohtajana ja hänen kirjanpitäjien ja controllereiden tiimilleen, jotka työskentelevät BrightAnalyticsin kanssa päivittäin, järjestelmä on suuri tuki. “Controllereillemme on plussaa siitä, että he voivat käsitellä tietoja, tarkastella niitä eri näkökulmista ja porautua haluamiinsa yksityiskohtiin. Lisäksi meillä on mahdollisuus eliminoida yritysten välisiä tapahtumia ja konsolidoida. Käytämme nyt myös budjetti- ja ennustemoduuleja.”

Kaikki ja enemmän

Lisäksi Marko harkitsee, voisiko yritys ottaa käyttöön myös Controlling-sovelluksen ja operatiivisen moduulin. “Monet ihmiset organisaatiossa pyytävät lisää tietoja ja raportteja CRM-järjestelmästämme ja haluavat yhdistää ne johdon raportointiin. Tutkimme myös, voimmeko yhdistää uudet HR-järjestelmämme operatiiviseen moduuliin. Itse asiassa lähes jokaisessa keskustelussa IT-johtajamme kanssa, joka suhtautuu BrightAnalyticsiin erittäin myönteisesti, keskustelemme mahdollisuudesta yhdistää jokin toinen järjestelmä ohjelmistoon. Sovellus on meille tuttu, ja se tarjoaa meille kaiken ja enemmänkin. Kun 80 prosenttia tiedoistamme on jo BrightAnalyticsissa, miksi emme lisäisi CRM- ja HR-järjestelmiä? Näin meillä on kaikki tiedot ja raportointi yhdessä paikassa ja voimme puhua samaa kieltä kaikissa raporteissa. Lisäksi voimme luottaa erinomaiseen palveluun. BrightAnalyticsin tukitiimi on erittäin reagoiva ja aina avoin uusille mahdollisuuksille ja ehdotuksille. Aina kun kysyn jotain tai teen ehdotuksen, he ovat vastaanottavaisia. Luonnollisesti suosittelen tätä työkalua säännöllisesti kontakteilleni.”